План-факт анализ: как проводить и читать отклонения

План-факт анализ сравнивает запланированные и фактические показатели. Как считать отклонения, разбирать причины и не утонуть в таблицах.

Что такое план-факт анализ

План-факт анализ — это сравнение того, что вы запланировали (выручка, расходы, прибыль, число сделок), с тем, что получилось на самом деле, и разбор причин расхождений. Его цель не поставить галочку, а вовремя заметить отклонение и решить, что делать: менять действия или менять план.

Анализ применяют к разным областям: к бюджету компании, плану продаж, рекламному бюджету, денежному потоку. Чаще всего начинают с финансов: плана и факта по ОПиУ и по движению денег.

Как считать отклонения

Для каждого показателя считают два числа:

Абсолютное отклонение = Факт − План.
Относительное отклонение = (Факт − План) / План × 100%.

Важно помнить про знак. Для доходов положительное отклонение хорошо (факт выше плана), для расходов — наоборот: перерасход является отрицательным результатом. Чтобы не путаться, заведите правило, как показывать «хорошо» и «плохо» цветом или знаком, и используйте его во всех отчётах.

Также полезно считать выполнение плана = Факт / План × 100%. Для продаж за неполный месяц сравнивайте с планом на ту же дату, а не с планом на весь месяц.

Пример расчёта (условный пример)

Отдел продаж онлайн-школы за месяц. Цифры выдуманы.

Показатель	План	Факт	Отклонение	Отклонение, %
Выручка, ₽	3 000 000	2 700 000	−300 000	−10%
Реклама, ₽	900 000	1 000 000	+100 000	+11,1%
Себестоимость, ₽	600 000	560 000	−40 000	−6,7%
Валовая прибыль, ₽	2 400 000	2 140 000	−260 000	−10,8%
Новых клиентов	100	85	−15	−15%

Что видно: выручка ниже плана на 10%, а реклама выше плана на 11%. Клиентов пришло на 15% меньше при бо́льших затратах, значит подорожало привлечение. Выручка просела меньше, чем число клиентов, значит вырос средний чек (это стоит проверить: возможно, часть клиентов взяла более дорогой тариф). Теперь есть конкретные вопросы для разбора, а не общее «в этом месяце хуже».

Как провести план-факт анализ: чек-лист

Зафиксируйте план до начала периода. План, подогнанный под факт задним числом, ничего не показывает.
Используйте одинаковые статьи и метод учёта в плане и факте. Если план по начислению, а факт по деньгам, отклонения будут ложными.
Смотрите на небольшие периоды. Недельный контроль позволяет исправить курс, пока месяц ещё идёт. Подробнее про управление через показатели см. KPI менеджеров.
Найдите самые большие отклонения, начните с них, а не с мелочей.
Разложите причину на факторы. Выручка = Число клиентов × Средний чек. Если выручка ниже плана, выясните, что именно не выполнено: клиентов меньше или чек ниже. Затем идите глубже: клиентов меньше из-за трафика, конверсии или оттока на этапе звонка.
Решите, что делать, и назначьте ответственного. Анализ без действия превращается в отчётность ради отчётности.
Корректируйте план по правилам. Пересматривайте его заранее оговорённым образом (например, ежеквартально), а не после каждого провала.

Где брать данные

Фактические данные по деньгам обычно ведут в сервисах управленческого учёта, например ПланФакт, Финолог или Adesk: они подходят для платёжного календаря, ДДС и бюджетов. Данные о продажах и рекламе находятся в CRM и рекламных кабинетах. Типичная проблема в том, что план по деньгам и план по продажам живут в разных местах, а связать их вручную удаётся не каждый месяц.

Типичные ошибки

Нет плана или он «на глаз». Отклонение от нереалистичной цифры ничего не значит.
Сравнение неполных периодов с полными.
Анализ только итогов. Общее отклонение в 2% может скрывать минус 30% по одному продукту и плюс 30% по другому.
Поиск виноватых вместо причин. Если сотрудники боятся отклонений, они начинают их скрывать.
Слишком много показателей. Выберите 5–10 ключевых и смотрите их регулярно.
Игнорирование положительных отклонений. Перевыполнение тоже стоит разобрать: оно может быть следствием разовой удачи или ошибки в плане.

Как составить план, который можно сравнивать с фактом

Качество анализа зависит от качества плана. Хороший план строится от результата назад: от цели по выручке через средний чек к нужному числу клиентов, от них через конверсию к числу заявок, а от заявок через стоимость заявки к рекламному бюджету. Такая цепочка сразу показывает, где факт отклонится, если один из параметров изменится.

Условный пример. Цель: 3 000 000 ₽ выручки. Средний чек 30 000 ₽, значит нужно 100 клиентов. Конверсия из заявки в оплату 10%, значит нужно 1 000 заявок. Стоимость заявки 900 ₽, значит рекламный бюджет 900 000 ₽. Если в середине месяца конверсия упала до 8%, вы сразу видите: чтобы выполнить план, нужно 1 250 заявок или нужно вернуть конверсию. Об этом подробнее в материале про воронку продаж.

Периодичность: как часто сверять план и факт

Ежедневно — ключевые операционные показатели: заявки, звонки, оплаты.
Еженедельно — выручка, расходы на рекламу, конверсия по этапам воронки.
Ежемесячно — полный разбор по статьям бюджета и прибыли, корректировка планов.
Ежеквартально — пересмотр целей и допущений плана.

Чем реже проверка, тем дороже обходится отклонение: заметив проблему в конце месяца, исправить результат этого месяца уже нельзя.

Что делать с отклонениями

Не каждое отклонение требует действий. Заранее задайте допустимый коридор, например плюс-минус 5% по ключевым показателям. Внутри коридора вы наблюдаете, за его пределами назначаете разбор. Для каждого значимого отклонения ответьте на три вопроса: что именно случилось, это разовое событие или тенденция, и что делаем (меняем действия, меняем план или принимаем как есть). Записывайте выводы: через несколько месяцев по ним видно, какие допущения в плане повторно оказывались неверными.

Как это делает Маржай

Маржай·Деньги и Маржай·Продажи берут данные из подключённой CRM и рекламных источников и сравнивают их с целями, которые задаёт владелец: выручка, число сделок, расход на рекламу, конверсия по этапам воронки. Каждое утро в Telegram приходит короткий доклад: где факт расходится с планом, какой фактор тянет вниз и что стоит проверить сегодня. Звонки менеджеров оцениваются по чек-листу, поэтому, если конверсия просела, можно быстро проверить, не связано ли это с качеством разговоров.

Маржай не заменяет бухгалтерию и сервисы учёта денег и не ведёт платёжный календарь. Это инструмент, который помогает замечать отклонения в продажах и марже раньше конца месяца. Сейчас мы набираем компании в бесплатный пилот. Для расчёта маржи см. также маржинальность.