Отчёт отдела продаж: что должно быть в ежедневном, недельном и месячном отчёте

Как составить отчёт отдела продаж для владельца и РОПа: структура на день, неделю и месяц, формулы показателей и что стоит автоматизировать.

Отчёт отдела продаж — это регулярный документ или сообщение, по которому владелец и руководитель отдела продаж понимают, что произошло за период и что нужно сделать дальше. Плохой отчёт по продажам перечисляет цифры. Хороший отвечает на вопрос «где проблема и чья она». Разберём, что включать в ежедневный, недельный и месячный отчёт, как выглядит рабочая структура и какую часть стоит отдать автоматике.

Кому и зачем нужен отчёт

У владельца и РОПа разные задачи, поэтому и отчёт им нужен разный.

• Владельцу важно, идёт ли выручка к плану, окупаются ли каналы и нет ли системной проблемы. Ему достаточно короткой сводки раз в день и подробного разбора раз в неделю или месяц.
• РОПу нужна оперативная картина: кто что делает, какие сделки зависли, какие звонки пропущены. Он смотрит отчёт каждый день и действует по нему в течение часа.
• Менеджеру полезен личный отчёт: его план, его сделки без активности, его место относительно отдела.

Если всем отправляют один и тот же длинный отчёт, владелец его не читает, а РОП не находит в нём нужного.

Ежедневный отчёт отдела продаж

Задача ежедневного отчёта — поймать то, что можно исправить сегодня. Он должен читаться за минуту.

1. Вчера: заявки, оплаты, выручка. Сравнение с тем же днём прошлой недели.
2. План-факт месяца: сколько выполнено, сколько осталось, прогноз на конец месяца при текущем темпе.
3. Пропущенные входящие без перезвона в течение 2 часов: сколько и у кого.
4. Скорость взятия в работу: сколько заявок ждали первого действия дольше нормы.
5. Сделки без активности 3+ и 7+ дней по менеджерам.
6. Звонки по менеджерам: набрано, дозвон, разговоры длиннее 30 секунд, минуты.
7. Что сделать сегодня: 2–3 конкретных действия.

Последний пункт — самый важный. Отчёт без действий превращается в архив.

Недельный отчёт по продажам

Неделя — удобный период, чтобы увидеть тенденцию и не утонуть в дневном шуме.

• Неделя к неделе: заявки, оплаты, выручка, средний чек, сквозная конверсия.
• Воронка за неделю с конверсией каждого этапа. Подробнее о расчёте — в материале про конверсию воронки продаж.
• Рейтинг менеджеров по выручке и конверсии.
• Кто проседает: менеджеры, у которых ключевой показатель ниже медианы отдела на 15% и больше.
• Причины отказа: топ-3 причины и их доля.
• Заявки и оплаты по источникам.
• Брошенные сделки: открытые, но без задач и действий.

Месячный отчёт отдела продаж

Месячный отчёт — для решений: менять ли каналы, людей, скрипты, план.

• Выполнение плана по выручке и по оплатам, по отделу и по менеджерам. Как ставить план, разобрано в статье как составить план продаж.
• Выручка, средний чек, число оплат в сравнении с прошлыми месяцами.
• Воронка по когорте заявок месяца.
• Источники: заявки, оплаты, конверсия, а при наличии данных о расходах — цена заявки и цена продажи.
• Итоги по менеджерам: KPI, динамика, кто требует разбора. О выборе показателей — в материале про KPI менеджеров по продажам.
• Выводы и решения на следующий месяц.

Формулы ключевых показателей

Пример структуры ежедневного отчёта

Условный пример для вымышленного отдела из 6 менеджеров. Цифры придуманы и нужны только для иллюстрации.

Вчера: 24 заявки (неделю назад 30, −20%), 3 оплаты, выручка 180 000 ₽. План месяца: выполнено 52% при прошедших 60% рабочих дней. Прогноз на конец месяца — 87% плана. Пропущенные: 5 входящих без перезвона за 2 часа, из них 4 у одного менеджера. Без активности 7+ дней: 18 открытых сделок, 11 из них у двух менеджеров. Звонки: у менеджера Б 70 наборов и 9 разговоров длиннее 30 секунд при медиане отдела 22. Сегодня: перезвонить 5 пропущенным; разобрать 11 зависших сделок; послушать первые секунды звонков менеджера Б.

Такой отчёт читается за минуту, и из него сразу понятно, кому и что сделать.

Что автоматизировать в первую очередь

Почти все цифры в отчёте отдела продаж уже есть в CRM и телефонии. Руками их собирать нет смысла: это долго, зависит от аккуратности одного человека, и к моменту отправки данные устаревают. В первую очередь автоматизируйте:

1. Сбор данных из CRM: сделки, этапы, суммы, причины отказа.
2. Факты звонков: наборы, дозвоны, длительность, пропущенные входящие и были ли перезвоны.
3. Расчёт формул и сравнения с прошлым периодом и медианой.
4. Доставку: отчёт должен приходить сам туда, где руководитель и так бывает каждый день, например в Telegram.

Оставьте человеку то, что машина не сделает за него: решение и разговор с менеджером.

Типичные ошибки в отчётах

• Слишком много цифр. Важное тонет в таблице на два экрана.
• Нет сравнения. «Выручка 180 000» без плана и прошлого периода ничего не говорит.
• Нет действий. Отчёт констатирует, но не говорит, что делать.
• Средние вместо разбивки по людям. Средний показатель по отделу скрывает того, кто проседает.
• Отчёт заполняет сам отдел. Менеджеры отчитываются о себе вручную, и цифры получаются удобными, а не точными.
• Пропущенные звонки не видны. В итоговых отчётах CRM их обычно нет, а это прямые потери.

Как это делает Маржай

Маржай подключается к Битрикс24 кнопкой, только на чтение, сам размечает этапы воронки и предлагает карту, которую вы подтверждаете. Из 13 базовых срезов вы галочками собираете свой отчёт: воронка с конверсиями, причины отказа, рейтинг менеджеров, кто ниже медианы на 15% и больше, загрузка и сделки без активности, звонки по менеджерам, пропущенные входящие без перезвона за 2 часа, скорость взятия в работу, источники, выручка и средний чек, план-факт с прогнозом, неделя к неделе.

Каждое утро сводка приходит в Telegram. Цифры считает код, ИИ только пишет понятный текст сводки. Данные не передаются третьим лицам, первый месяц бесплатно. Пример можно посмотреть на демо-табло выдуманной компании.